原始憑證

在帳本上寫下任何東西之前，現實世界裡通常先發生了某件留下痕跡的事：列印出一張銷售小票，供應商發來一份帳單，銀行寄來一份對帳單，工人簽了一張考勤卡。原始憑證（source document）就是那份最初的證據——紙質或電子的——證明某筆交易確實發生過。它是會計分錄由此生長出來的種子。

具體來說，原始憑證記錄了一件事的「誰、何事、何時、多少錢」。發票顯示一筆銷售及其金額；收據顯示現金易手；存款單顯示錢存進了銀行；工資表顯示應付的薪酬。會計先讀懂原始憑證，判斷它影響哪些帳戶，然後才編製分錄。沒有原始憑證，就沒有可靠的分錄。

原始憑證在有人質疑某個數字時最為重要。審計師、稅務機關和管理者都想看到背後的證據，而不只是記帳員的一面之詞。這正是企業把單據保存多年的原因。一個常見的誤解：帳本裡的分錄並不是證據——原始憑證才是。帳本是匯總，單據才是佐證。