薪資總額既不是員工拿回家的，也不是這份工作的成本
告訴一位員工他的薪水是 60,000，你只說出了三個不同數字中的一個。第一個是薪資總額——合約承諾的那 60,000。第二個是實發薪資，扣完各項之後真正進到銀行帳戶裡的那個較小的數。第三個，比前兩個都大，是「雇主」為了把這個人留在薪資冊上真正花掉的錢，因為公司還要在薪資之上繳自己的稅。在這一級台階前面，你已看到帳面利潤與課稅所得是兩個不同的數；薪資就是你發現連「6 萬年薪」其實也是三個數字套在一件風衣裡的地方。
薪資總額與實發薪資之間的差額，來自[[tax-withholding|代扣]]——雇主從員工自己的薪酬裡扣下、並代他轉交給政府的錢。員工照樣賺得了全部薪資總額，只是從未碰過被扣下的那一片。關鍵在於，那筆被扣下的錢從來就不屬於公司。它一被扣下的那一刻，公司手裡握著的就是屬於稅務機關的現金，這使它成為一項[[payroll-liabilities|薪資負債]]，而不是費用。把這兩者混為一談，是這裡最常見的初學者錯誤，所以現在就把它釘死：代扣是員工的稅，只不過從雇主手中經過一下。
從員工那裡代扣的是哪些
通常有三類錢會從員工的薪資總額裡扣出來。第一，所得稅代扣——對員工全年應繳所得稅的一個估計值，每張薪資單都削下一點，好讓政府全年平穩地徵收，而不是等到申報時一次性地痛繳一大筆。第二，員工應承擔的那份社會保險。在美國，這就是 FICA，用於資助社會安全（養老）和醫療保險；員工為社會安全繳薪資的 6.2%（設有年度薪資上限），為醫療保險繳 1.45%，合計 7.65%。第三，員工自己選擇的任何自願扣款——退休金提撥、醫療保險保費、工會會費——它們根本不是稅，但沿著同樣的機械路徑從薪資裡扣出。
把一張薪資單走一遍。某員工本月賺得薪資總額 5,000。所得稅代扣拿走，比如說，800。FICA 拿走 7.65%，即 382.50。員工的實發薪資便是 5,000 − 800 − 382.50 = 3,817.50 進銀行。然而，雇主為這個人記的薪資「費用」是整整 5,000——員工是真真切切賺得了每一塊錢的；那些扣款只不過是這筆薪資被分流去了哪裡。被扣下的 1,182.50 不是公司的收入、也不是費用；它是公司如今為兩個政府機構代為保管的現金，幾天之內就欠著、就要付出去。
雇主在薪資之上還要繳的：配繳、聯邦失業稅與州失業稅
現在是後半場——雇主從「自己」口袋裡繳的[[payroll-taxes|薪資稅]]，它們從不出現在員工的薪資單上。最大的一項是雇主 FICA 配繳：員工每為社會安全和醫療保險繳一塊錢，雇主就再繳同樣的 7.65%。員工那 382.50，被公司另外的 382.50 悄悄地配上了。所以社會安全和醫療保險是共同出資的——一半看得見地從員工那裡扣，一半看不見地由雇主承擔——這正是為什麼這套制度對一筆薪資的真實稅率是 15.3%，而不是員工所看到的 7.65%。
兩項失業稅為雇主的帳單收尾，兩者都完全由公司繳納、不從員工處代扣分文。FUTA——聯邦失業稅——與 SUTA——州層面的版本——共同資助著向失業者發放救濟金的那套制度。它們只對每個員工薪資的一小薄片課徵（每個員工每年幾千元的稅基，超過就停徵），所以就金額而言，它們比起 FICA 配繳要小得多。SUTA 有一個值得了解的拐彎：它的稅率是「按經驗評定」的，意思是一個頻繁裁員的雇主要繳較高的稅率，而一個穩定的雇主繳得較少——這稅溫和地懲罰了人員流失。
為我們這位 5,000 的員工算個總帳。雇主「自己」的稅是 FICA 配繳的 382.50，加上——比如說——在該員工尚未超過薪資稅基時，FUTA 和 SUTA 合計的一小筆 50，就叫它 432.50 吧。這是公司純粹為了雇用這個人而花掉的真金白銀，是在 5,000 薪資之上的。因此本月這次雇用的真實成本，更接近 5,432.50，而非 5,000，而這道缺口，正是雇主的薪資稅負擔——在薪資單上看不見，在損益表上卻清清楚楚。
入帳：兩筆分錄，做得誠實
薪資落地為兩筆截然不同的分錄，而把它們分開，正是讓「代收者對納稅人」之別變得可見的關鍵。第一筆記錄員工賺得的薪資：借記薪資費用，金額為整整 5,000 的薪資總額，然後貸記這筆薪資裡每一片所欠的去向。現金（或應付薪資）記實發的 3,817.50；那些代扣款變成負債——應付所得稅 800、應付 FICA 382.50——因為公司正為政府保管著那筆現金。請注意，費用記的是總額，絕非淨額：員工賺得了 5,000，而借方與貸方恰好相等。
(1) Record the employee's earned wages
Dr Wages expense ............... 5,000.00 (gross pay earned)
Cr Income tax payable ......... 800.00 (employee's tax, held)
Cr FICA payable ............... 382.50 (employee's 7.65% share)
Cr Cash (net pay) .......... 3,817.50 (what hits the bank)
(2) Record the EMPLOYER's own payroll taxes
Dr Payroll tax expense ......... 432.50 (a real company cost)
Cr FICA payable ............... 382.50 (employer's matching 7.65%)
Cr FUTA / SUTA payable ........ 50.00 (unemployment taxes)
The FICA payable account now holds 765.00 -- both halves -- all
owed to the government, and remitted as one payment days later.第二筆分錄把雇主自己的負擔入帳：借記薪資稅費用 432.50，貸記配繳的應付 FICA 382.50 和應付 FUTA/SUTA 50。這裡，公司真正的額外成本才終於落到損益表上。再留意一下應付 FICA 這個科目剛剛發生了什麼——它如今握著 765，員工的 382.50 加上雇主的 382.50，兩者流向同一個機構。等公司日後繳款時，第三筆分錄借記那些負債科目、貸記現金，清掉這筆債務，也證實了它們從來不是費用，而是經過一下的義務。
如果薪資跨越了期末——員工在 12 月賺得薪資、卻要到 1 月才領薪——那麼雇主的薪資稅費用，要與薪資一道一併計提，正如你在「調整」那一級台階裡學過的。配比原則堅持，公司應承擔的那份 FICA、FUTA 和 SUTA，應歸入勞動被使用的那一期，而非支票兌現的那一期。於是在年末抬起一項應計薪資稅負債，把雇用某人的成本，牢牢黏在他的工作所幫助賺得的收入上。
為什麼這是一項法律義務，而不只是記帳
薪資合規承載著普通會計錯誤所沒有的分量，原因就在那筆信託資金。當一家公司代扣員工的所得稅和 FICA 時，從扣下的那一刻起，它握著的就是法律上屬於政府的現金。未能按時上繳，不是記帳上的小失誤——在許多制度裡，這被視為挪用了代為保管的信託資金，處罰相當嚴厲：高額的滯納金、利息，嚴重時，掌控這筆錢的業主或高管還要承擔個人責任。政府對「被代扣的」稅款，遠比對一份遲交的公司納稅申報表苛刻得多，恰恰是因為那筆錢從一開始就不屬於公司。
除了按時上繳，雇主還必須定期申報薪資報表、按固定時間表存繳稅款，並向每個員工出具一份全年薪資彙總表，供他們申報自己的所得稅之用。把員工誤歸類為「獨立承包商」以躲開雇主配繳——一種常見的誘惑，因為這能抹掉那 7.65% 的 FICA 成本——會被嚴厲稽查，因為它把全部負擔甩給員工、並使社會保險基金挨餓。這些都沒有商量餘地。薪資是會計中少數幾個角落之一，在那裡，一個文書上的差錯，可能變成一項寫著業主名字的法律責任。
退後一步，薪資的形狀就清晰了：每一張薪資單，都是雇主被法律強制運轉的一台小型稅款代收機。員工的薪資總額，分成實發現金加被代扣的信託資金；雇主把自己的配繳和失業稅作為一筆真實費用加上去；那些負債在資產負債表上短暫停留，然後按一份嚴格的時間表流向政府。把這道拆分做對——這邊是代收者、那邊是納稅人——分錄與法律便都各就各位。這一級台階的下一篇，我們將轉向：所有這些稅（薪資稅也在內）如何塑造了一家公司所報告的利潤、與它實際被課稅的所得之間的那道缺口。