從說出方向，到記住一個滾動合計
到現在，你已經能看著一筆交易，說出哪個帳戶該記借方、哪個該記貸方，而且你相信兩邊總會相等，因為它們讓會計等式保持平衡。這項本領回答的是「記在哪一邊？」，卻還回答不了業主真正會問的問題：「我們現在到底有多少現金？」要回答它，你需要一個地方，把曾經觸及某個帳戶的所有借方和貸方都堆在一起，再用一種俐落的辦法把它們軋成一個數。
做這件事最簡單的工具就是丁字帳，它得名於畫出來正好像英文字母 T。在最上面寫上帳戶名稱，下面畫一條豎線，你就有了兩欄：左邊的一切都是借方，右邊的一切都是貸方。整個工具就這麼簡單。它是用來幫助思考的草圖——隨手畫在草稿紙或白板上——並不是正式報表，但它把抽象的「左等於右」規則，變成了你的眼睛可以跟著走的東西。
從丁字帳上讀出餘額
每個丁字帳都裝著一個帳戶（比如現金）的全部歷史。隨著交易發生，你把借方金額沿左側往下疊，把貸方金額沿右側往下疊。要求帳戶餘額，你就把兩邊各自加總，用較大的減去較小的，剩下的餘額坐落在合計較大的那一側。勝出的那一側決定餘額的方向：現金帳戶若最終是左側更重，就是借方餘額；右側更重，就是貸方餘額。
一個健康的帳戶預期會落在哪一側，就是它的正常餘額。資產和費用通常停在借方（左側），因為那正是使它們增加的一側；負債、權益和收入通常停在貸方（右側）。這給了你一次免費的合理性檢查。如果你的現金丁字帳莫名其妙出現貸方餘額，那帳本就是在說流出的現金比流入的還多——這幾乎總是出錯或透支，是一個值得在你相信這個數字之前先去追查的警示信號。
總帳：一排帳戶的書架
一個丁字帳只追蹤一個帳戶。而一家企業有許多帳戶——現金、應收帳款、用品、應付帳款、業主權益、銷售收入、租金費用，等等。總帳就是把它們全部收齊的完整集合：每個帳戶一份正式記錄，匯集在一處。如果說單個丁字帳是一個文件夾，那麼總帳就是整個檔案櫃，而記錄有哪些文件夾存在的那份總清單，就是會計科目表。
這裡有一處值得記牢的清晰分工。普通日記帳按日期記錄事件——它是「發生了什麼」的日記本，把所有帳戶類型混在一起。總帳則把同樣這份資訊按帳戶重新組織，使每個帳戶匯集起屬於自己的全部活動。日記帳回答「發生了什麼、何時發生？」；總帳回答「這個帳戶現在有多少？」。先日記帳，按日期；後總帳，按帳戶。
把金額從日記帳搬進總帳，叫作[[posting|過帳]]。對分錄的每一行，你在總帳裡找到所指名的帳戶，把金額記在它在日記帳中出現的同一側——日記帳上的借方變成總帳上的借方，日記帳上的貸方變成總帳上的貸方。過帳絕不改動金額、也絕不顛倒方向；它只是把數字按帳戶重新歸檔。在電腦系統裡，這在你儲存分錄的一瞬間就完成，但概念毫無改變：在某筆金額被過帳之前，沒有任何總帳餘額會反映它。
一個小小的實例：三筆交易
讓我們把一家新企業的頭三筆交易過帳，看著現金帳戶逐漸成形。第一筆：6月1日，業主投入自己的10000——借記現金10000，貸記業主權益10000。第二筆：6月2日，公司用現金支付租金600——借記租金費用600，貸記現金600。第三筆：6月3日，一位客戶為一項服務付現金800——借記現金800，貸記服務收入800。每一筆都是平衡的分錄；現在我們只跟著現金這一邊走。
Cash
(debits) | (credits)
----------+-----------
Jun 1 10,000 |
Jun 2 | 600
Jun 3 800 |
----------+-----------
totals 10,800 | 600
----------+-----------
balance: 10,200 debit (10,800 - 600)慢慢讀。左側合計10800（10000投資加上收到的800），右側合計600（支付的租金）。兩側軋差——10800減600——現金的借方餘額為10200。它落在借方一側，正是我們對一項資產所預期的正常餘額，所以這個數字通過了直覺檢驗。請注意，每條分錄的另一半也悄悄各自壘起了自己的帳戶：業主權益、租金費用、服務收入，在總帳別處各有一個屬於自己的丁字帳。
滾動餘額：總帳實際採用的格式
對一張草圖來說，把整個丁字帳一次性軋差就夠了；但真實的總帳——以及每一個會計 App——更偏愛[[running-balance|滾動餘額]]：第三欄，在每一次過帳之後都顯示最新的餘額，就像支票簿或手機銀行 App 裡的餘額欄。你從不必等到最後；當前的合計永遠就在最新的那一行上。
- 餘額從零開始（或從上期的期末數開始）。
- 6月1日——過帳10000借方。它在現金的正常（借方）一側，所以相加：滾動餘額10000借方。
- 6月2日——過帳600貸方。它在相反一側，所以相減：滾動餘額9400借方。
- 6月3日——過帳800借方。與餘額同側，所以相加：滾動餘額10200借方——與丁字帳算出的數字相同。
這些總帳餘額並不是終點；它們是會計中一切可見之物的原材料。把每個帳戶的餘額並排列出，你就得到一張試算平衡表；把同樣這些餘額歸入資產、負債、權益、收入和費用，你就得到財務報表。但這條鏈條有一個值得重申的清醒局限：過帳與平衡只保證算術，絕不保證事實。一筆乾淨地過到了錯誤帳戶的金額，照樣能產出一本整齊、平衡、卻悄悄出錯的總帳。